Діловодство
№ 5, травень 2012 Підготовка справ з особового складу до передання в архів
Особова справа формується протягом часу роботи працівника на підприємстві: від прийняття його на роботу до звільнення. Після звільнення з роботи особова справа передається в архівний підрозділ підприємства для подальшого зберігання. У № 3 (березень) 2012 р. було розглянуто порядок ведення особових справ, а в цьому номері на продовження теми розглянемо порядок підготовки та передання їх в архів
№ 3, березень 2012 Як оформити телефонограму?
Телефонограма — це службовий документ, який містить інформацію, передану по телефону. Телефонограму складають, якщо необхідно оперативно направити до підвідомчого підприємства, установи або організації термінове розпорядження або оповістити адресата про ділову нараду, зустріч, засідання, збори, зміни в запланованому заході тощо
№ 2, лютий 2012 Нова Типова інструкція з організації діловодства
Наприкінці минулого року набрав чинності новий нормативно-правовий акт — Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Автор розглядає основні нововведення в загальному діловодстві, обумовлені прийняттям цього нормативного акта
№ 1, січень 2012 Номенклатура справ відділу кадрів
Як свідчить практика, у поточному діловодстві відділу кадрів зберігається найбільша (порівняно з іншими структурними підрозділами) кількість документів і ведеться найбільше справ. Як і в кожному структурному підрозділі, у відділі кадрів має бути своя номенклатура справ. Статтю доповнено зразком номенклатури справ із зазначенням строків зберігання, яку можна взяти за основу під час складання номенклатури справ відділу кадрів
№ 12, грудень 2012 Зведена номенклатура справ підприємства
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 р. № 3814-ХІ номенклатура справ є обов’язковим документом для кожного підприємства. Це проіндексований перелік заголовків справ, створюваних на підприємстві, систематизований у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання цих справ. Наприкінці кожного року зведена номенклатура справ підприємства і номенклатури справ його структурних підрозділів переглядаються й уточнюються.
№ 11, листопад 2011 Оформлення наказів з адміністративно-господарських питань
Накази з адміністративно-господарських питань — це розпорядчі документи, які видає керівник підприємства за власною ініціативою або з ініціативи структурних підрозділів з метою належного документального оформлення різних адміністративно-господарських питань. Порядок підготовки цих наказів аналогічний порядку підготовки наказів з основної діяльності (див. № 9, 2011) але різняться строки їх зберігання і, відповідно, вимоги до реєстрації, формування у справи та зберігання
№ 10, жовтень 2011 Оформлення кадрових наказів
Порядок оформлення кадрових наказів відрізняється від порядку оформлення наказів з основної діяльності. Зокрема, специфіка оформлення кадрового наказу полягає в його індексації, структурі заголовка, формулюванні тексту й оформленні відмітки про наявність додатків (підстав для видання наказу)
№ 9, вересень 2011 Оформлення наказів з основної діяльності
Наказ з основної діяльності підприємства — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства на правах єдиноначальності на виконання розпорядчих документів і директивних листів організацій вищого рівня або за власною ініціативою чи ініціативою структурних підрозділів підприємства. Автор розглядає види наказів з основної діяльності, підстави для їх видання та основні етапи створення, склад реквізитів, погодження наказу (внутрішнє і зовнішнє), підписання наказу і доведення його до виконавців
№ 8, серпень 2011 Вимоги до оформлення витягів із службових документів
Відповідно до Національного стандарту України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732) витяг із службового документа ― це засвідчена копія частини тексту службового документа. Найпоширенішими витягами, що їх готують в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, є витяги з наказів і протоколів. Про вимоги до їх оформлення — у статті
№ 7, липень 2011 Засвідчення документів на підприємстві
У зв’язку зі спрощенням процедури одержання печаток і можливою відміною їх обов’язкового застосування в майбутньому варто ознайомитися з правилами засвідчення документів на підприємстві. У статті докладно описано три основні способи засвідчення документів — підписання, затвердження та застосування відбитка печатки
№ 6, червень 2011 Вимоги до протоколювання засідань і оформлення протоколів
Протокол — це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксується обговорення питань і рішення, ухвалені на засіданнях, зборах, з’їздах, конференціях і ділових нарадах. У статті розглянуто організацію підготовки до проведення засідань колегіального органу, порядок ведення протоколу під час засідання, роботу над протоколом після засідання, а також загальні вимоги до оформлення протоколів
№ 4, квітень 2011 Вимоги до оформлення довідок
Щодня на підприємстві складають і видають багато різних довідок. До їх підготовки залучають і працівників кадрової служби. Кожний вид довідок має певну специфіку, визначений склад реквізитів та особливості оформлення
№ 3, березень 2011 Вимоги до підготовки основних організаційних документів (закінчення)
У попередньому номері читачі ознайомилися з порядком оформлення положень. На продовження теми автор зосереджує увагу на підготовці інструкцій і правил, зокрема, вимогах до складання і оформлення інструкції з діловодства та посадової інструкції
№ 2, лютий 2011 Вимоги до підготовки основних організаційних документів
Основними організаційними документами підприємств, установ, організацій є положення, інструкції та правила, зокрема положення про установу, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, правила внутрішнього трудового розпорядку тощо. Зазначені документи мають певний склад реквізитів і деякі особливості їхнього оформлення, які слід враховувати під час підготовки цих документів
№ 1, січень 2011 Вимоги до оформлення статуту підприємства
Статут — це установчий документ, яким оформлюється створення підприємства будь-якої форми власності. Згідно зі статтею 57 Господарського кодексу України статут суб’єкта господарювання має містити відомості про його найменування, мету і предмет діяльності, розмір і порядок утворення статутного та інших фондів, порядок розподілу прибутків і збитків, органи управління і контролю, їх компетенцію, умови реорганізації та ліквідації суб’єкта господарювання, а також інші відомості, пов’язані з особливостями організаційної форми суб’єкта господарювання, передбачені законодавством.
